Cómo organizar un evento corporativo en un salón
Sin embargo, planear un evento corporativo requiere estrategia, coordinación y atención al detalle.
1. Define el propósito y los objetivos del evento
Antes de elegir la fecha, el salón o el estilo del evento, debes identificar claramente el objetivo principal. Pregúntate:
- ¿Es un evento de capacitación o educación?
- ¿Es una celebración o un evento de reconocimiento?
- ¿Se trata de networking o integración de equipo?
- ¿Estás lanzando un nuevo producto o servicio?
- ¿Es una junta anual de la empresa?
Tener un propósito claro te ayuda a determinar el formato del evento, el número de asistentes, el diseño del montaje, el programa y el tipo de salón que necesitas.
2. Establece un presupuesto desde el inicio
Un presupuesto bien definido evita costos inesperados y permite tomar decisiones inteligentes. Incluye:
- Renta del salón
- Equipos de audio y video
- Catering (comida y bebidas)
- Decoraciones y mobiliario
- Entretenimiento (DJ, ponentes, actividades)
- Personal o coordinadores de eventos
- Materiales de marketing
- Impresión y señalización
- Transporte o estacionamiento
- Fondos de contingencia (siempre agrega un 10–15%)
Saber tu presupuesto te ayudará a elegir a los proveedores adecuados sin gastar de más.
3. Elige el salón ideal para tu evento corporativo
No todos los salones son adecuados para eventos empresariales. Busca un lugar que se adapte al objetivo y número de asistentes. Considera:
Capacidad
Asegúrate de que el salón acomode cómodamente a los invitados y al equipo necesario.
Ubicación
Selecciona un lugar de fácil acceso, con estacionamiento o transporte público cercano.
Opciones de Montaje
Dependiendo del tipo de evento, podrías necesitar:
- Montaje tipo auditorio
- Mesas redondas
- Estilo salón de clases o seminario
- Espacio abierto para networking
Servicios Incluidos
Verifica si el salón ofrece:
- Mesas, sillas y mantelería
- Proyector, pantalla y micrófonos
- Wi-Fi de alta velocidad
- Sistema de sonido
- Opciones de iluminación
Restricciones
Pregunta sobre limitaciones respecto a decoraciones, ruido, catering externo o horarios.
Un salón profesional debe apoyar cada detalle necesario para que tu evento sea un éxito.
4. Planifica el programa del evento en detalle
Crea una agenda que organice el flujo del evento de principio a fin. Incluye:
- Llegada y registro de invitados
- Palabras de bienvenida
- Presentaciones, conferencias o talleres
- Pausas o espacios de networking
- Almuerzo o refrigerios
- Actividades o entretenimiento
- Cierre y agradecimientos
- Tiempo de desmontaje
Una agenda clara mantiene el evento puntual y agradable para todos.
5. Organiza el equipo de audio, video y soporte técnico
La mayoría de los eventos corporativos requieren tecnología. Asegúrate de que el salón pueda proporcionar o permitir:
- Proyectores y pantallas
- Micrófonos (inalámbricos o de solapa)
- Conexiones HDMI/USB
- Pantallas LED
- Iluminación de escenario
- Sistemas de sonido
- Estaciones para cargar dispositivos
- Wi-Fi confiable para los asistentes
Si habrá presentaciones multimedia, videos o demostraciones en vivo, prueba el equipo con anticipación.
6. Ofrece catering y bebidas para los asistentes
Los eventos corporativos suelen incluir algún tipo de servicio de alimentos. Puedes ofrecer:
- Desayunos con café y pan
- Almuerzo tipo buffet
- Comidas individuales (box lunch)
- Bocadillos para eventos tipo coctel
- Estaciones de bebidas (agua, té, refrescos)
No olvides considerar necesidades especiales: vegetarianos, veganos, alergias o dietas específicas.
Si el salón tiene catering interno, te puede ahorrar tiempo y dinero.
7. Decora el salón de manera profesional
La decoración debe reflejar la identidad de la empresa y el propósito del evento. Algunas opciones son:
- Banners con el logotipo
- Señalización en el pódium
- Arreglos florales
- Efectos de iluminación
- Mantelería en colores corporativos
- Centros de mesa con branding
- Backdrop para fotos
Mantén la decoración elegante, profesional y alineada con la imagen de la empresa.
8. Envía invitaciones y promociona el evento
Dependiendo del tipo de evento, las invitaciones pueden ser formales o informales. Opciones:
- Invitaciones por correo electrónico
- Anuncios en el calendario corporativo
- Invitaciones impresas
- Publicaciones en redes sociales
- Grupos internos de WhatsApp
- Plataformas de eventos (Eventbrite, RSVP apps)
Incluye detalles como fecha, hora, código de vestimenta, información de estacionamiento y agenda.
9. Organiza el personal y asigna roles clave
Para evitar confusiones, asigna responsabilidades claras:
- Coordinador del evento
- Enlace con el salón
- Equipo de montaje y decoración
- Personal de registro
- Técnicos de audio y video
- Personal de catering
- Equipo de limpieza
Un equipo bien coordinado hará que cada momento fluya sin problemas.
10. Prepárate para el día del evento
El día del evento, llega temprano para:
- Verificar la decoración y el montaje
- Probar el equipo audiovisual
- Confirmar la llegada del catering
- Instalar la mesa de registro
- Revisar la agenda con los presentadores
- Realizar un recorrido final del salón
Una revisión final ayuda a identificar cualquier detalle pendiente antes de la llegada de los invitados.
11. Después del evento: evalúa y haz seguimiento
El seguimiento posterior es clave para mejorar y fortalecer relaciones. Considera:
- Enviar correos de agradecimiento
- Solicitar retroalimentación con encuestas
- Identificar aciertos y áreas de mejora
- Compartir fotos con empleados o clientes
- Reunirte con el equipo para analizar resultados
Esto te ayudará a crear eventos aún mejores en el futuro.